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              外貿信函的結構

              外貿信函的結構

              1)信封。信封一定要寫得準確、整潔,是寫信封的基本要求。但英語和漢語在地址的寫法上是截然不同的。

              外貿商務信函英文信封的基本格式是(美國式):

              THE TENTH NATIONALBANK, Stamp

              101 Wall Street,

              NEW YORK 5.N.Y.,

              U. S. via air mail

              Mr. Liming,

              No 363, Renmin Road,

              Chong Qing, 630000

              China


              這是英文信封的通常寫法。按照中文習慣,則是這樣的:

              630000

              中國重慶人民路363號: 貼郵票

              李明先生 

              美國紐約市第5郵區·華爾街101號第10國民銀行寄

              由上例可見,英文和中文信封寫法的最明顯的區別,是收寄信人的先后排列不同。英文信封是先在左上角寫上寄信人的名址(這是美國式寫法,英國式寫法往往將寄信人名址寫在信封的左下角。),在信封正中寫上收信人名址。在名址的排列順序上,是先寫收(寄)信人的姓名(名稱),第二行寫住址的門牌號、街名,第三行寫城鎮名稱及所在地區的郵政區碼,第四行寫州名、國家名稱。我們所熟悉的漢語信封寫法和這就大不一樣了。需要注意的是,我國由國內發往國外的信件,郵電部門規定有統一的外函信封。其要求是,信封的正面寫收信人名址,背面寫寄信人名址。收信人名址應用英文書寫,寄信人名址除國名用英文書寫外,均用中文書寫。


              2)信頭。商貿英文書信與中文書信不同的一個特點是,在信紙的開頭必須首先寫上信頭,即寄信人的名址和寫信日期。而在中文信件中,這一部分是放在書信的末尾的。這是英文書信的固定格式。通常,信頭寫在信紙的右上角,先寫寄信人名址(與信封上寫法一樣),再寫寫信日期。但也有寫在信紙正上方和左上角的。如:


              例一:

              150 Kensington Road

              Brooklyn, New York 12, N.Y.

              June 10, 1985


              例二:

              Established 1900

              TELEPHONE: CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRESS:

              CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGO

              Ref. No. CHICAGO, ILLINOIS CODES USED:

              March 16, 1982, ALL CODES

              RENTLEY’S PREFERRED

              注:實例中央上面Established 1900是指該公司創立于1900年。因公司的歷史悠久,可證明公司的信用良好,所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州,芝加哥市印地安街2901-2917號”。左邊的細小字(Telephone)是電話號碼,Ref. No(等于Correspondence Reference No.)是“信件編號”,其用途是便于索引,按此號碼可將信件歸案存檔,因而又可稱為“索引號碼”。右邊的細小字(Cable Address)電報掛號,用于發收電報。這個公司只有“ENVELOPE CHICAGO”二個字就夠了,其手續費和電報費均能節省。(Codes Used)即“使用電訊密碼簿”。(All Codes,Rentlev’s preferred)即“在所有密碼簿中,請選用(Rentley)密碼簿”。如果您不擅長,也可參見商務信函翻譯件模板


              例三:

              17. Philpot Lane, London, E.C.3,

              25 April, 1991

              寫信頭還需要注意的一點是,在寫日期時,要區分開英國習慣和美國習慣。如199552日,按英國習慣,應寫為“2ndMay,1995”按美國習慣是“May 2,1995”。


              3)收信人名址。與信封上的收信人地址相同,一般寫在信紙的左上部,即在寄信日期下隔二行起寫。如:

              Messrs. Allen & Son (1919) Pty, Ltd.,

              155, Flinders Lane,

              Melbourne, C.1.

              Australia

              March 16, 1991

              Messrs. Smith & James, Inc.

              500 Norton Bldg.

              Seattle 4, Wash

              U.S.A

              寫收信人地址特別要注意的是,不僅要詳細,而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫,不能隨意改變,因為職業、職位不同,以及在不同的國家,其頭銜、區域的寫法是完全不一樣的。


              4)稱呼。商貿英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。這里所指的稱呼,相當于中文書信“敬啟者”,例如:

              Dear Sir, Dear

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              放荡护士的奶水

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